Tordale maakt meerjarenplan waar iedereen goesting van krijgt

Houdbaarheidsdatum bereikt

Voor organisaties is een meerjarenplan belangrijk. Je legt er je doelen en acties voor de toekomst in vast.

Ook zo in Tordale, een organisatie voor mensen met een beperking. Ons meerjarenplan had haar uiterste houdbaarheidsdatum bereikt. Het leefde vooral in de hoofden van middenkader en directie. Dat moest anders.

Participatief traject

Ons uitgangspunt was om een participatief traject uit te werken. Alle Tordaliens, zo noemen we iedereen die op een of andere manier betrokken is bij Tordale, moesten hun zegje kunnen doen over het meerjarenplan. Maar hoe krijg je dat voor elkaar als je belangrijkste doelgroep, onze cliënten, mensen met een verstandelijke beperking zijn?

Bart is kwaliteitsmedewerker in Tordale: “Strategische en operationele doelstellingen klinken ver van ons bed. Ze lijken enkel bedoeld voor de directie en de bestuurders van de organisatie. Dat strookt niet met onze visie dat kwaliteit mee gemaakt wordt door iedereen die met ons iets te maken heeft. Daarom kozen we ervoor om ons meerjarenplan toegankelijk te maken voor iedereen, dus naast onze medewerkers en vrijwilligers zeker ook onze cliënten. Met lijvige documenten of cijfers en tabellen lukt dat niet.”

Op weg naar de zon

Eerste stap: de samenstelling van een projectgroep, een groep medewerkers met goesting en talent op het vlak van organisatie, communicatie en creativiteit. Zij zouden het proces samen vastnemen.

Riet trok als beleidsmedewerker bij Tordale de projectgroep: “Van meet af aan wilden we een co-creatief verhaal schrijven. Een organisatie met 350 cliënten, 350 medewerkers en 100 vrijwilligers hierin mee krijgen is niet zo simpel. We deden beroep op een externe procesbegeleider die veel ervaring had met participatietrajecten.”

‘We kozen voor een speelse maar inhoudelijk sterke aanpak.’

We kozen samen voor een speelse maar inhoudelijk sterke aanpak. Het beleidsplan kreeg de klinkende naam ‘Route du Soleil’. De naam verwijst naar ‘onderweg zijn’. Weg saaie tabellen, het leuke werk kon beginnen.

Sprokkelmomenten

De projectgroep verzamelde ideeën bij cliënten, medewerkers, vrijwilligers en externen. De sprokkelmomenten gingen door in covidtijden. Dat was verre van evident omdat het onmogelijk was om met grotere groepen bij elkaar te komen.

Maar moeilijk gaat ook. Met veel creativiteit en buitenactiviteiten bereikten we toch wat we wilden: participatie van iedereen. Met foodtrucks, een wandeling, een sprokkelbrief en een camionette vol frigoboxen, verzamelden we ideeën en ‘bruut’ materiaal voor ons plan.

Goestinggroep

Na de sprokkelmomenten zochten een grote groep collega’s en mensen uit het netwerk van de cliënten de rode draden uit het brainstormmateriaal. Deze ‘goestinggroep’ bouwde aan de inhoud van het meerjarenplan.

Aan ons kunstatelier de Beelderij vroegen we om de ruwe versie van ons plan om te zetten in een beeld. Riet vertelt: “De kunstenaars van de Beelderij maakten een collage met zelfgemaakte tekeningen, geïnspireerd op het brainstormmateriaal. Het resultaat was verbluffend. Alle ideeën in één groot beeld, het vertelt zo veel meer dan alleen woorden en cijfers.”

Op reis

Met de eerste versie van ‘Route du Soleil’ gingen we  op reis langs alle teamvergaderingen. Er werd met dobbelstenen gegooid en we bespraken allerlei thema’s. Een aantal doe-opdrachten in reissfeer zorgde mee voor een ludieke, samenhorige sfeer. Zo verzamelden we bij alle teams en betrokkenen de nodige feedback, waarmee de  goestinggroep een definitief meerjarenplan kon uittekenen.

‘We gaan de komende jaren aan de slag met zes grote thema’s.’

Dat plan bestaat uit zes grote thema’s waarmee we de komende jaren aan de slag gaan: verbinding met Jan en alleman, kwaliteit in ons leven, sterke teams en medewerkers, met een voet in de toekomst, ruimte voor nieuwe ideeën en in een afgestemde balans. Per thema werden concrete acties geformuleerd.

We kozen bewust voor eenvoudig taalgebruik ondersteund door beeld. Het kunstatelier en communicatieteam van Tordale werkten samen om het beleidsplan vorm te geven.

Digitale Kick-off

De lancering van het beleidsplan 2022 – 2023 moest het hoogtepunt worden van meer dan een jaar hard werken. De ambitie was om in januari 2022 een groots evenement op te zetten met Jan en alleman. Helaas gooide covid nogmaals roet in het eten. Samenkomen was niet mogelijk.

De projectgroep zette daarom een gedurfd experiment op: de lancering van het meerjarenplan via een digitale kick-off. Het was een huzarenstukje om 40 teams, medewerkers, vrijwilligers en cliënten, via virtueel bijeen te brengen.

Iedereen kreeg de opdracht om gekleed in vakantiestemming klaar te zitten voor het scherm, we waren immers  op reis naar de zon. Op 10 februari 2022, 13u stipt, startte de zoomsessie. Wat een feest was dat! Alle teams zetten hun beste beentje voor. De ambiance en het enthousiasme waren enorm.

Doel bereikt

Vera, een cliënt, vertelt: “Op een groot scherm zag ik dat iedereen gekke kleren droeg, gekke hoedjes, zonnebrillen. Dat was geestig! Er waren chips en nootjes. Daarna speelden we een spel samen met de begeleider. Ik mocht kaartjes kiezen met vragen over mijn leven. Ik mocht eens goed mijn gedacht zeggen.”

We bereikten ons doel: het  beleidsplan was allerminst saai. We slaagden erin om moeilijke materie om te zetten in een levendig participatief traject.

Concrete acties maakten het verschil. De teams kregen een frigobox, gevuld met allerlei materiaal om achteraf op een creatieve manier aan de slag  te gaan met het beleidsplan. Voor de cliënten maakten we een spel: een rad met praatkaartjes om in klare taal met hen te communiceren over ‘Route du Soleil’.

Voor de start van de verlofperiode organiseerde de projectgroep de ‘Route du Soleil Zomerdrink’. Een openluchtfeest met muziek, animatie, een petanque- en Kubbtoernooi. Er was vooraf een wedstrijd uitgeschreven waarbij alle teams een grote kartonnen doos op een creatieve manier konden aankleden. Op de zomerdrink toonden zij hun concrete realisaties binnen de zes thema’s van het beleidsplan.

Toegankelijk en plezant

In het najaar 2022 en voorjaar 2023 gingen de teams verder aan de slag om ‘Route du soleil’ om te zetten in concrete actieplannen. Dit resulteerde in een hele rits nieuwe initiatieven.

Lees ook

‘Geëngageerde sociaal werkers zijn niets zonder geëngageerde organisaties’

Tania is begeleider in Tordale en startte samen met enkele ouders een praatcafé op: “Het is een plek waar ouders elkaar kunnen ontmoeten en ervaringen uitwisselen. In een losse sfeer verbinding creëren tussen de netwerken onderling. Op een laagdrempelige manier, zodat iedereen aansluiting vindt.”

Dit is maar één voorbeeld van de vele concrete initiatieven die groeiden en nog steeds groeien. We zijn fier op het verhaal dat we schreven. Maar hier eindigt het verhaal natuurlijk niet. De komende maanden en jaren gaan we met de projectgroep en met iedereen van Tordale verder aan de slag met de doelen van het meerjarenplan. Maar we houden vast aan onze methode: zo toegankelijk en plezant mogelijk!