Een OOOC?
Een Onthaal-, Observatie- en Oriëntatiecentrum (OOOC) onderzoekt welke hulp nodig is voor jongeren in een verontrustende opvoedingssituatie. Dat onderzoek kan residentieel, ambulant of mobiel verlopen. Op het eind van het onderzoek formuleert het OOOC een advies over de hulp die verder nodig is. Zo’n adviestraject duurt meestal drie tot vier maanden, uitzonderlijk een jaar.
‘Vroeger bevond het bureau zich in een aparte ruimte, afgesloten met een deur.’
OOOC Harmonie is een van de drie OOOC’s van jeugdhulporganisatie Elegast vzw. Een team van medewerkers met verschillende expertises begeleidt er zeventien kinderen en jongeren.
De visbokaal
Begeleiders zijn in de leefgroep aanwezig om met de jongeren allerlei dagelijkse activiteiten uit te voeren: samen spelen, eten, koken, huiswerk maken… Maar dezelfde begeleiders voeren ook individuele gesprekken, vullen registraties in en maken rapporten op. Daarvoor zoeken ze een bureau-omgeving op.
Vroeger stond dat bureau in een aparte ruimte, afgesloten met een deur. Dat was ook een plek om kort met elkaar te overleggen of even op adem te komen. Het afgesloten kantoor was enkel bedoeld voor begeleiders. Dat creëerde afstand met de jongeren: sommigen bonsden op de deur om aandacht te krijgen. Het werkte agressief gedrag in de hand.
De aparte bureauruimte kreeg ook wel eens de naam ‘visbokaal’. Vanuit grote ramen hadden begeleiders een goed zicht op jongeren, maar konden ze niet met hen in interactie gaan. Het was een plek van scheiding van de leefgroep eerder dan van verbinding.
Met de laptop aan de keukentafel
Daarom besloten directie en teamcoördinator om het bureau te integreren in de leefruimte. De implementatie kreeg vorm in samenspraak met het team.
De aanpassing aan het bureau zorgde voor een heel andere dynamiek. De tafel en laptop staan nu zichtbaar in de ruimte. De begeleiders kunnen zich er zetten om bureauwerk te doen en zijn tegelijk nog steeds tussen de jongeren. Registratie en observatie zijn geen momenten meer weg van de groep, maar momenten ín de groep. Begeleiders zijn aanwezig, aanspreekbaar en pikken sneller veranderingen op in de groepsdynamiek.
‘De keuze om het bureau te integreren in de leefruimte zorgde voor een heel andere dynamiek.’
Zo zien ze bijvoorbeeld sneller dat er spanningen ontstaan en kunnen ze ook inspelen op dringende behoeften van jongeren. Aan het bureau gebeurt administratief werk, maar net zo goed is het een plek waar begeleiders en jongeren gewoon ‘zijn’. Het is een ontmoetingsplek, een beetje zoals thuis, wanneer mama of papa nog wat administratie moeten doen, met de laptop aan de keukentafel.
Van standaard naar uitzondering
En wat als begeleiders informatie uitwisselen, bijvoorbeeld wanneer ze van dienst wisselen? Ook dat moment verhuisde van het afgesloten kantoortje naar de leefruimte. Jongeren weten zelf wat er die dag gebeurd is en dus kan er over de meeste dingen vrijuit gesproken worden.
Als er toch meer discreet afgestemd moet worden, zijn er andere plekken die zich daartoe lenen. En ook jongeren bepalen mee waar ze een gesprek liefst laten doorgaan. Begeleiders trekken de vraag open: ‘Ik wil even met je babbelen, kan dat hier? Of waar wil je dat graag doen?’. Gesprekken afscheiden van de groep is niet meer de standaard, maar de uitzondering.
Spannend proces
Binnen moederorganisatie Elegast ging ook al een andere leefgroep aan de slag met zo’n open bureau. De eerste ervaringen waren positief: de verhuis bevordert de huiselijke sfeer, vergroot de nabijheid van begeleiders en sluit aan bij de visie van Elegast om te werken aan een positief leefklimaat.
Veel redenen dus om hetzelfde te doen bij Harmonie. Ondanks de heldere motivatie voor de nieuwe aanpak, bracht de boodschap over de verhuis van de kantoorruimte in eerste instantie spanning en onzekerheid binnen het begeleidersteam. Zo vreesden sommige medewerkers dat waardevolle voorwerpen zoals een computer sneller zouden stukgaan als ze niet achter slot en grendel bleven. Sommige begeleiders vroegen zich af waar ze nu vertrouwelijke gesprekken konden voeren of hoe ze persoonlijke spullen veilig konden opbergen.
“Gesprekken afscheiden van de groep is niet meer de standaard, maar de uitzondering.“
© Daisy Nauwelaers
Samen beslissen
Het team stelde zelf de uitdrukkelijke vraag om betrokken te worden in de manier waarop de verandering vorm kreeg. Dat bleek de sleutel voor gedragen verandering. De teamcoördinator en het team beslisten samen over afwegingen zoals: Waar komt het bureau te staan? Welke bestemming krijgt de oude bureautafel? Welk materiaal moet er wel of niet afgeschermd worden? Hoe bergen we materiaal veilig op? Waar en hoe briefen we?
Naast participatie, is ook vertrouwen in jongeren cruciaal. Het is de sleutel om van een goed idee ook een goede praktijk te maken.
Impact
En zo verhuisde ook in OOOC Harmonie het begeleidersbureau naar de leefruimte. De effecten zijn meteen voelbaar: begeleiders ervaren dat jongeren hen sneller en makkelijker aanspreken. Ze hebben de indruk dat het voor jongeren de drempel verlaagt om iets te vragen of een gesprek aan te gaan.
Begeleiders zitten nog meer middenin de groepsdynamiek van de leefgroep. Daardoor kunnen ze ook sneller ingrijpen en zo stijgende spanning of agressie voorkomen. Hoewel het soms uitdagend is om dossiers aan te vullen middenin de drukte van de leefgroep, weegt de meerwaarde van nabijheid door.
‘Begeleiders ervaren dat jongeren hen sneller en makkelijker aanspreken.’
Wanneer begeleiders aan het bureau in de leefruimte zitten, schuift een jongere soms spontaan mee aan, wat meteen aanleiding geeft tot een gesprek. Begeleiders zien dat als een kans om aan de jongeren te vragen hoe zij denken over wat er geregistreerd wordt en ook omgekeerd zijn jongeren daar nieuwsgierig naar. Zo integreren begeleiders de ervaring van de jongeren weer in de registratie.
En ook het vertrouwen in de jongeren bleek terecht. Vandaag blijft de computer gewoon op tafel liggen als de begeleiders klaar zijn met hun registraties. Ze vergrendelen telkens hun laptop zodat er geen persoonsgegevens toegankelijk zijn. En al kan je niet elk risico op beschadiging uitsluiten, toch is het zelden nodig om materiaal veilig op te bergen.
Aandachtspunten
Het open bureau is nu al enkele jaren de dagelijkse realiteit in deze werking. Zowel begeleiders als jongeren vinden het nu heel gewoon. Toch blijven er wel aandachtspunten: Waar kunnen begeleiders rustig registreren op drukke momenten? Hoe organiseer je veilig opbergen?
Hoewel de manier van werken uitdagingen met zich meebrengt en het nog zoekende is in hoe ze sommige zaken best aanpakken, zijn ze ervan overtuigd dat de voordelen opwegen tegen de nadelen. De verandering maakt deel uit van een bredere beweging richting meer nabijheid en mensgerichte zorg.
De praktijk bij Elegast leert dat verandering tijd en overleg vraagt. Het is belangrijk dat je de reden voor zo’n verandering duidelijk maakt: het creëren van meer nabijheid en een warmer leefklimaat. Die boodschap moet helder zijn vooraleer je verdere stappen onderneemt. Betrek medewerkers bij de ‘hoe’-vragen, zodat het draagvlak groeit.
Aan de slag
De keuze om het bureau in de leefruimte te plaatsen toont hoe een ogenschijnlijk kleine ingreep op vlak van nabijheid en bereikbaarheid een groot verschil kan maken. Het verhaal van Elegast nodigt uit om te reflecteren: Hoe zorgen we voor toegankelijke hulpverlening? Hoe kunnen organisaties registratie en observatie benutten als kans tot dialoog en nabijheid?
Overweeg je om een aanpassing van de plaats en manier van registratie in jouw organisatie bespreekbaar te maken of door te voeren? Deze goede praktijk is geen blauwdruk, maar wel een inspiratiebron. Durven proberen en gaandeweg aanpassen, op maat van eigen context en doelgroep, is een belangrijke sleutel.
Reacties