Onlinedagboeken in de hulpverlening

Flexibel, op maat en eigentijds

Moeten alle hulpverleners online gaan? Zal onlinecontact het face-to-face gesprek met cliënten vervangen? Is onlinehulp vanaf nu de ideale hulpverleningsvorm?

©René Gademann @flickr
©René Gademann @flickr

Geen doel op zich

Als sociaal werker in hart en nieren, als docent en onderzoeker onlinehulp antwoord ik op deze vragen volmondig nee. Want ‘online’ is geen doel op zich.

Hulpverlening gaat in eerste instantie over het verbeteren van de leefsituatie van cliënten. Verbondenheid, betrokkenheid, empathie, zich begrepen, erkend en gesteund voelen… het zijn cruciale aspecten binnen ieder hulpverleningsproces.

“Onlinehulp is geen doel op zich.”

Werkvormen, hulpmiddelen en communicatievormen zijn slechts instrumenten om tot een vruchtbare en werkzame interactie te komen. En omdat iedere cliënt uniek is, bestaan er geen ultieme instrumenten die iedereen opnieuw op weg zetten.

Vanzelfsprekend moeten werkvormen zo goed mogelijk aansluiten bij de wijze waarop de hulpvrager communiceert. Dat versterkt de verbondenheid en het vertrouwen. Onderzoek toont aan dat een goede relatie tussen cliënt en hulpverlener de kans op de effectiviteit van de aangeboden hulp meer vergroot dan het achterliggende theoretisch referentiekader.De Vries, S. (2007), Wat werkt? De kern en de kracht van het maatschappelijk werk, Amsterdam, SWP.

Communicatie evolueert

Communicatievormen tussen mensen evolueren. Hedendaagse communicatievormen zijn vaak een combinatie van praten, bellen, sms’en, chatten, mailen, skypen, facebooken en bloggen. 

Daarom moeten hulpverleners zoeken naar nieuwe vormen en hulpmiddelen die aansluiten bij hoe mensen communiceren, ervaringen delen en elkaar ondersteunen.

Maar er is meer. Sociaal werk moet zich niet alleen aanpassen aan de nieuwe communicatiemix in de samenleving. Die nieuwe communicatievormen kunnen de hulpverlening en de hulpverleningsrelatie ook versterken en verdiepen.

Innoverende partners

De opleiding Bachelor Sociaal Werk van de Arteveldehogeschool is voortrekker wat betreft de ontwikkeling van onlinehulpvormen en methodieken. Zo nam onderzoek de voorbije jaren chathulp, e-mailhulp en sociale netwerksites onder de loep. Er werden specifieke methodische handleidingen ontwikkeld om deze communicatiehulpvormen kwaliteitsvol in te zetten in het welzijnswerk.

Tussen oktober 2013 en september 2015 werkten medewerkers van de Arteveldehogeschool, de KULeuven, online-hulpverlening.be en ISW Limits samen aan een flexibel onlinedagboek ter ondersteuning van een face-to-face begeleiding.

Zo’n dagboek is een werkinstrument dat hulpverleners kunnen hanteren binnen een context van gemixte of blended hulpverlening. Deze flexibele onlinetool is inzetbaar in verschillende welzijnssectoren.

Dagboek als werkinstrument

Het ontwikkelen van zo’n onlinedagboek groeide vanuit ervaringen binnen de geestelijke gezondheidszorg en de verslavingszorg. Daar worden dagboeken al langer als hulpverleningsinstrument gebruikt. Alleen werd er voornamelijk gewerkt met papieren dagboeken.

“Iets neerschrijven, stimuleert zelfreflectie.”

Het gebruik van dagboeken in een hulpverleningstraject kent verschillende voordelen. Cliënten registeren in hun dagboek feiten, gedragingen, klachten of gevoelens. Zo kunnen hulpverlener en cliënt meer inzicht krijgen. Ze kunnen samen verbanden ontdekken.

De cliënt gaat ook actief aan het werk. Iets neerschrijven, stimuleert zelfreflectie. Het verhoogt de zelfredzaamheid. Een dagboek verlaagt soms de drempel voor cliënten om informatie in te brengen die ze in face-to-face gesprekken niet zo makkelijk toevertrouwen aan hun hulpverlener. Dit kan helpen om persoonlijke gesprekken vlotter te laten verlopen.

Bij registratie in een dagboek kan er gefocust worden op specifieke doelen. Werken met een dagboek bevordert de vertaling van een begeleidingsgesprek naar de thuis- of werksituatie, en omgekeerd. Het maakt dat er veel minder tijd nodig is om te briefen wat er gebeurde tussen twee hulpverlenende gesprekken.

Online heeft eigen troeven

Deze voordelen gelden zowel offline als online. Maar het door ons  nieuw ontwikkelde onlinedagboek heeft nog meerdere voordelen.

De grootste troef van deze onlinedagboektool is de volledige personaliseerbaarheid. Hierdoor sluit deze als communicatievorm perfect aan op de cliënt. De onlinedagboektool kan namelijk over ‘van alles en nog wat’ gaan omdat je samen met de cliënt het onlinedagboek kan opstellen en uitwerken. Bepalend is wat beiden zinvol achten in kader van het begeleidingstraject.

“Het thema van een onlinedagboek ligt niet vast.”

Het thema van het onlinedagboek ligt dus niet vast, evenmin de soort vragen (meerkeuzevragen, numerieke antwoorden, open vragen, kwalitatieve beoordelingsvragen). Er kan ook gebruik gemaakt worden van smiley-antwoorden, kleurbalansen of sclera-pictogrammen. Die laatste zijn makkelijk in gebruik, vooral voor kinderen, jongeren en personen met een beperking.

Voorbeeld van een deel van een bewegingsdagboek
Voorbeeld van een deel van een bewegingsdagboek

Templates

Naast een blanco dagboektemplate bevat de tool al een 30-tal voorgemaakte templates rond diverse thema’s en gericht op verschillende doelgroepen. Ze zijn volledig aanpasbaar in functie van de cliënt en het beoogde doel.

De thema’s van de voorgemaakte templates zijn zeer divers: stemming, alcoholgebruik, agressie, autisme, hypochondrie, angst, bloosangst, eetpatroon, piekeren, paniek, slaappatroon, automutilatie, pesten, school, solliciteren, basisemoties, mantelzorg, bezoekregeling, ruzie, vriendschap, studie of dagverloop.

Verschillende doelen

Ook het doel van het bijhouden van een dagboek bepaal je samen. Een dagboek kan om heel verscheidene redenen ingezet worden: inschatten van de ernst van een problematiek, inzicht verwerven, experimenteren met alternatief gedrag of afbouw van het begeleidingstraject.

Op basis van de doelstellingen worden de vragen vastgelegd die de cliënt zal invullen. Er volgen ook heldere instructies en afspraken over het tijdstip en frequentie van invullen.

Een onlinedagboek kan dagelijks ingevuld worden, zoals bijvoorbeeld bij een draagkrachtdagboek voor een mantelzorger of een uitgavendagboek. Evengoed worden sommige onlinedagboeken enkel ingevuld na bepaalde momenten, zoals bijvoorbeeld bij een automutilatiedagboek of een pestdagboek.

“Deze onlinetool kan gegevens automatisch verwerken.”

De onlinetool kan ingebrachte gegevens automatisch verwerken. Cliënt en zijn hulpverlener kunnen dus verschillende overzichten opvragen en uitprinten.

Afhankelijk van het soort vragen zijn overzichten beschikbaar over gegevens van een bepaalde ingevulde tijdsperiode. Dit kunnen zowel grafieken (weekgrafieken, maandgrafieken), opsommingstabellen (top-vijf antwoordoverzichten) of vergelijkende tabellen zijn.

Beweging in beeld

We gaan als voorbeeld dieper in op een ‘bewegingsactivatiedagboek’. De cliënt registreert hoeveel, hoelang en welke bewegingsactiviteiten hij onderneemt. De cliënt kan ook aangeven hoe tevreden hij hierover is.

Op basis van deze gegevens kan dit onlinedagboek een grafiek weergeven met een vergelijking tussen de zin om te bewegen, de effectieve tijdsinvestering per week en de tevredenheid over deze bewegingsactiviteiten. Er kan ook een opsomming geraadpleegd worden over de meest uitgevoerde bewegingsactiviteiten.

Grafiek bewegingsdagboek
Grafiek bewegingsdagboek

Het spreekt voor zich dat dergelijke overzichten het verwerven van inzichten versterken. Het vergemakkelijkt de bewustwording aangezien de ‘rode draden’ door de onlinetool verzameld worden.

Gewonnen tijd

De gegevens uit onlinedagboeken zijn onmiddellijk en 24/7 zichtbaar, ook voor de hulpverlener. Zo houdt men de vinger aan de pols. Bovendien kan de hulpverlener dit materiaal inlezen vooraleer een face-to-face-gesprek doorgaat. Op die manier kan hij zich al inhoudelijk voorbereiden.

Nog een belangrijke meerwaarde: deze dagboektool kan ook ruimte voorzien om de cliënt te laten invullen waarover hij zeker met de hulpverlener in gesprek wil gaan. De regie van het hulpverleningsproces wordt dan echt gedeeld.

“Er moeten heldere afspraken zijn rond privacy.”

Er wordt ook efficiëntiewinst gerealiseerd. Tijdens de gesprekken wordt er minder tijd besteed aan briefing over wat er in tussentijd gebeurde. Er kan meer tijd gelaten worden tussen twee begeleidingsgesprekken. Bij pleegzorg en thuisbegeleiding kan er daardoor ook op verplaatsingstijd en -kost bespaard worden.

Omdat de verzamelde gegevens beschikbaar en deelbaar zijn, moeten wel heldere afspraken gemaakt worden rond privacy en beroepsgeheim.

Minpunten

Uiteraard zijn er ook minpunten. Een dagboek -offline of online- invullen, roept bij sommige cliënten weerstand op. Want een dagboek vraagt tijd, doorzetting, reflectief vermogen en gaat uit van voldoende taal- en schrijfvaardigheid. Cliënten motiveren om een dagboek bij te houden, is een belangrijke uitdaging voor de hulpverlener.

“Een dagboek kan weerstand oproepen.”

Voor het onlinedagboek gelden specifieke beperkingen die eigen zijn aan elke onlinecommunicatie. Zo moeten cliënt en hulpverlener beschikken over een computer en vertrouwd zijn met internet.

De troeven van deze tool, personaliseerbaarheid en flexibiliteit, kunnen ook een zwakte zijn. Dit instrument hanteren als hulpverlener vraagt wel wat inwerktijd en creativiteit. Maar eens die basisinvestering geleverd is, kan een onlinedagboek renderen. Om efficiëntiewinst te realiseren, moet in de startfase geïnvesteerd worden in het inwerken, leren kennen en hanteren van de tool.

Praktijkervaring

In dit ontwikkelingsproject waren 46 organisaties bereid om dagboektool uit te proberen in hun eigen werking.Bocklandt, P. (2015), Op weg naar een onlinedagboek op maat van welzijnswerk, geestelijke gezondheidszorg en onderwijs. Eindrapport Tetraproject, Gent, Arteveldehogeschool.

Er gingen 231 hulpverleners met het onlinedagboektool aan de slag, verspreid over geestelijke gezondheidszorg, verslavingszorg, welzijnswerk, kinderopvang en onderwijs. Zo’n 650 cliënten (hulpvragers, leerlingen) vulden een onlinedagboek in. Op basis van hun feedback werd de tool bijgewerkt en geoptimaliseerd.

Implementatie

Een onlinehulptoepassing ontwikkelen, is één zaak. Ze implementeren in een organisatie is iets anders. Daarom flankeerden we deze onlinetool met enkele ondersteunende handleidingen, specifiek op maat van de werkterreinen geestelijke gezondheidszorg en verslavingszorg, onderwijs, algemeen welzijnswerk, bijzondere jeugdzorg en kinderopvang.Saelens, S. e.a. (2015), Methodiekhandleidingen voor onlinedagboeken in algemeen welzijnswerk, bijzondere jeugdzorg en kinderopvang, geestelijke gezondheidszorg en verslavingszorg, onderwijs, Gent, Arteveldehogeschool.

“Do’s and don’ts zijn in kaart gebracht.”

We brachten ook de belangrijkste do’s en don’ts in kaart. Dat vulden we aan met een technische handleiding als ondersteuning voor het gebruik van de tool en een beschrijving van het prototype van de tool.De Zitter, M. (2015), Infographics: onlinedagboeken in welzijn – onderwijs – geestelijke gezondheidszorg en verslavingszorg, Gent, Arteveldehogeschool; Timmers, F. (2015), Onlinedagboeken voor welzijnswerk en onderwijs – technische handleiding voor hulpverleners/begeleiders, Leuven, KU Leuven; Claeys, H. (2015), Onlinedagboeken voor welzijnswerk en onderwijs – beschrijving van het prototype, Tongeren, Online-hulpverlening.be.

Daarnaast kunnen organisaties en medewerkers die met deze tool aan de slag gaan, vorming aanvragen die door de medewerkers van dit project kan worden uitgewerkt. Dit kan gaan over een introductie in het werken met het onlinedagboek, een intervisie of een vorming op maat.

Thema's

armoede, diversiteit, ethiek, gebruiker, geestelijke gezondheid, gezin, gezondheid, handicap, jong, justitie, management, methodiek, onderzoek, opleiding, organisatie van zorg, ouderen, overheid, preventie, sociale professional, vermaatschappelijking, werken, wonen